PLM-Ausschreibung – nützliche Tipps für den Ausschreibungsprozess
Was ist eine PLM-Ausschreibung?
Typischerweise gliedert sich eine PLM-Ausschreibung in folgende Schritte: Im Rahmen einer Bedarfsanalyse identifiziert man die Anforderungen und Ziele, die das Unternehmen mit einem PLM-System erreichen möchte. Auf dieser Grundlage wird ein Lastenheft erstellt, das die spezifischen Erwartungen an die Lösung und ihren Anbieter beschreibt. Dazu gehören unter anderem technische Spezifikationen, Sicherheitsvorgaben und Service Level Agreements (SLAs).
Im nächsten Schritt wird die Ausschreibung an potenzielle Anbieter versendet. Dies können spezialisierte Softwareunternehmen oder Systemintegratoren sein. Bei der Bewertung der eingehenden Angebote spielen Aspekte wie Funktionalität, Kosten, Implementierungszeit, Support und Wartung und Referenzen wichtige Rollen. Ist der Anbieter identifiziert, der den Anforderungen und Erwartungen am ehesten zu entsprechen scheint, können die Vertragsverhandlungen beginnen.
Nach der Vertragsunterzeichnung startet die Implementierungsphase: Das PLM-System wird eingerichtet, getestet und in die bestehenden Prozesse integriert. Für den reibungslosen Betrieb wird ein Supportsystem eingerichtet. Außerdem werden die Nutzer des Systems vom Anbieter geschult.
Bild: PLM-Ausschreibungs-Prozess auf einen Blick
Wie sieht der Ausschreibungs-Prozess im Detail aus?
Im Anfang der Bedarfsanalyse stehen oft Anforderungsworkshops mit den relevanten Stakeholdern, um die konkreten Anforderungen an das künftige System zu erfassen. Ein Anforderungsdokument beschreibt sowohl die funktionalen als auch die nicht-funktionalen Aspekte. Bei der Erstellung des Lastenhefts stehen die genaue Beschreibung der Anforderungen, Erwartungen und gewünschten Funktionen im Vordergrund. Zudem werden die technischen Anforderungen, Schnittstellen und Integrationspunkte festgelegt.
Die Marktanalyse und Auswahl potenzieller Anbieter beginnt mit einer sorgfältigen Recherche. Kriterien sind unter anderem Marktreputation, Technologie und Referenzen. Auf diese Weise entsteht eine Liste von Kandidaten, die zur Teilnahme an der Ausschreibung eingeladen werden sollen. Bei der Versendung des Lastenhefts und der Ausschreibungsunterlagen sollten Fristen und weitere Formalitäten klar formuliert werden.
Die eingehenden Angebote werden auf Vollständigkeit und Konformität mit den Ausschreibungsvorgaben geprüft. Es schließt sich eine detaillierte inhaltliche Bewertung anhand eines definierten Kriterienkatalogs an. Produktdemos und Proofs of Concepts (PoC) erlauben den ersten Praxistest in der eigenen Umgebung. Am vorläufigen Ende steht eine Shortlist mit den am besten geeigneten Anbietern.
Ist der Wunschkandidat gefunden, wird ein Implementierungsplan erarbeitet, der die Schritte und Meilensteine der Einführung des PLM-Systems aufführt. Die Planung der Ressourcen und Verantwortlichkeiten sollte ebenfalls ganz oben auf der Agenda stehen.
Mit der Installation und Konfiguration des PLM-Systems sowie seiner Integration in die vorhandenen IT-Systeme und Geschäftsprozesse ist das Projekt noch nicht abgeschlossen. Vielmehr schließen sich Organizational Change Management (OCM) zur Unterstützung der Benutzer sowie Schulungsprogramme mit dem gleichen Ziel an.
Nach der Durchführung von finalen Tests kann der eigentliche Betrieb beginnen. Er wird abgesichert durch Support- und Wartungsstrukturen.
Wie können Unternehmen bei einer Ausschreibung unterstützt werden?
Eine PLM-Ausschreibung ist komplex und nimmt Zeit und Ressourcen in Anspruch. Doch Unternehmen bieten sich verschiedene Möglichkeiten der Unterstützung. Zu ihnen gehören spezialisierte Berater, die über umfangreiche Erfahrung mit PLM-Systemen verfügen. Sie helfen dabei, Anforderungen zu definieren, passende Anbieter zu identifizieren und den gesamten Ausschreibungsprozess zu steuern. Sie sind in der Lage, die bestehenden Geschäftsprozesse zu analysieren, Optimierungspotenziale durch das neue System zu erkennen und so eine bestmögliche Effizienz dank neuer Software zu ermöglichen.
Ein enormer Vorteil ist ein professionell aufgestelltes Ausschreibungsmanagement: Fachleute haben den gesamten Ausschreibungsprozess im Blick, kümmern sich aktiv um die Organisation und sorgen für eine termingerechte und effiziente Durchführung. Dazu gehört die Kommunikation und Abstimmung zwischen dem Anbieter auf der einen und den verschiedenen Teams im Unternehmen auf der anderen Seite.
Indem Unternehmen auf diese Aspekte achten, können sie sicherstellen, dass sie ein PLM-System auswählen, das ihren Bedürfnissen entspricht und langfristigen Erfolg ermöglicht.
