Top 4 bewährte Praktiken zur Verbesserung der RFQ-Prozesse im Supply Chain Management

Die Verwaltung des Waren- und Dienstleistungsverkehrs bezeichnet man als Supply Chain Management (SCM). Dazu gehören alle Verfahren, bei denen aus Rohstoffen fertige Waren entstehen. Und sie sind ein wesentlicher Bestandteil der Erfolgsgeschichte der meisten Unternehmen.

Einen Bereich des SCM, der für Einzelhandels- und Konsumgüterunternehmen schnell zum Problem werden kann, stellen die Angebotsanfragen (RFQs) dar.

Dieser Blog befasst sich mit einem typischen RFQ-Prozess, den Gründen, warum RFQs zu Verzögerungen in der Lieferkette führen können, und wie wir die RFQ-Kommunikation zwischen Partnern, Lieferanten und Herstellern verbessern können.

Was ist eine Request for Quote (RFQ)?

Eine Request for Quotation (RFQ) ist ein Ausschreibungsdokument, mit dem Lieferanten oder Auftragnehmer zur Abgabe von Preisangeboten für Produkte oder Dienstleistungen mit standardisierten oder wiederholbaren Spezifikationen aufgefordert werden.

Wie sehen die üblichen Prozesse für Request for Quote (RFQ) aus?

Ein typischer RFQ-Prozess besteht aus 3 Schritten:

• Vorbereitung
• • Erstellung des RFQ
  • Erstellung der Dokumentation
  • Auflistung plausibler Anbieter
  • Risikobewertung
• Management
  • RFQ-Verteilung
  • Überprüfung der Verkäuferantworten
  • Vertragserstellung
• Geschäftsabschluss
  • Verhandlungen und Unterzeichnung
  • Höflichkeitsbekundungen

Wie können wir die Retail Request for Quote (RFQ) Prozesse verbessern?

Im Einzelhandels- und Konsumgüterbereich haben die meisten Einkäufer und Lieferanten einzigartige Variationen in ihren RFQ-Prozessen, die sich im Laufe der Zeit entwickelt haben. Das bedeutet, dass es häufig zu Überschneidungen in der Kommunikation, zu Verzögerungen und Nacharbeiten kommt, die durch feine Unterschiede in den Verfahren verursacht werden.

Diese Probleme können durch die Zentralisierung und Standardisierung von RFQ-Prozessen als Teil einer übergreifenden Supply Chain Management-Lösung minimiert werden.

1. Zentralisierung des Produkt- und verwandten Datenzugriffs

Fehler, Verzögerungen und Versäumnisse bei der Produktentwicklung und -auswahl führen meist zu höheren Kosten, Qualitätsproblemen, Umsatzeinbußen und Bestandsaufbau. PLM Supply Chain Management vereinigt alle internen und externen Stakeholder, von Großhändlern und Einkäufern über Produktentwicklung, Qualität und Designer bis hin zu Beschaffung und Lieferanten.

Ein zentraler Knotenpunkt für die Verwaltung von RFQ-Prozessen führt dazu, dass alle Interaktionen standardisiert sind und Abweichungen viel einfacher zu identifizieren sind.

2. Machen Sie den Datenaustausch einfach, sicher und effizient

Egal, ob Sie ein CPG-Markenhersteller, Einzelhändler oder Lieferant sind, Sie sind es gewohnt, mehrere Verträge gleichzeitig zu bearbeiten. Viele der Interaktionen im Rahmen dieser Projekte werden zu einer gewissen Dokumentation führen. Und jedes Unternehmen hat andere Prozesse, Speichermethoden und Kommunikationswege. Wie oft kommt es vor, dass Sie nach einem Dokument suchen müssen, wenn die digitale Papierspur versiegt?

Durch die einheitliche Speicherung auf einer einzigen Plattform hat jeder Beteiligte in der gesamten Lieferkette einen einfachen und angemessenen Zugriff auf die benötigten Informationen. Daher ist es nicht notwendig, spezielle Abläufe und Routinen für die Verwaltung der externen Kommunikation zu entwickeln. Und es besteht kein Risiko des Verlusts von Transaktionsdaten.

3. Planung der Bedarfsabweichung

Die Planung der Bedarfsabweichung bietet Einkäufern, Großhändlern und Beschaffungsteams Echtzeiteinblicke in die OTB- (Open to Buy) und Zukunftsplanung.

Die Möglichkeit der Integration in bestehende Unternehmenssysteme ist von entscheidender Bedeutung, um eine Single Source of Truth zu schaffen, sodass Einkäufer bei der Zusammenarbeit mit Lieferanten während des gesamten RFQ-Prozesses Einblick in diese wichtigen Informationen erhalten.

Der Schlüssel zu jedem lieferantenseitigen System ist, dass Sie einen ganzheitlichen Überblick über alle notwendigen Informationen haben und in der Lage sind, fundierte Entscheidungen zu treffen.

4. Nachhaltigkeit und soziale Verantwortung

Heutzutage müssen die Unternehmen sich ihrer CO2-Bilanz in der gesamten Lieferkette bewusst sein und bei der Auswahl ihrer Lieferanten die Umweltauswirkungen berücksichtigen, um erfolgreich zu sein. Sie sollten Strategien und Verfahren entwickeln, die nicht nur Ihren Mitarbeitern und Ihrem Unternehmen, sondern auch der Gemeinschaft zugutekommen.

Eine ständig aktuelle, standardisierte Kommunikation in der Lieferkette ist der beste Weg, um die Rückverfolgbarkeit aufrechtzuerhalten und sicherzustellen, dass die Lieferanten und Partner Ihre Anforderungen und die Ihrer Kunden erfüllen.

TECHNIA Exchange Hub geht alle oben angesprochenen Anforderungen an einen effizienten RFQ-Prozess an. Sie ermöglicht die Erstellung einer Bibliothek mit verschiedenen Formen von Unterlagen wie Spezifikationen, Geschäftsbedingungen usw. Diese Sicherheiten sind nicht speziell an eine bestimmte Anfrage gebunden, sondern können von den Lieferanten eingesehen und gemeinsam genutzt werden. Wenn ein Dokument aktualisiert oder eingeführt wird, erhalten die betreffenden Lieferanten eine Benachrichtigung.

Unsere Erfahrung – ihr Vorteil:

Die Entwicklung einfacher, zuverlässiger und effizienter RFQ-Prozesse ist für das Supply Chain Management im weiteren Sinne von entscheidender Bedeutung. Sie ist auch der Schlüssel zur Gewährleistung der Rückverfolgbarkeit in der gesamten Lieferkette – etwas, worauf immer mehr Verbraucher Wert legen.

TECHNIA Exchange Hub ist eine kostengünstige, flexible und sichere Lösung, die Ihnen helfen kann, Anfrageprozesse, B2B-Lieferantenzusammenarbeit und Unternehmenstransparenz zu verbessern. Fordern Sie noch heute Ihre kostenlose Testversion an.